“Se avessi 8 ore per tagliare un albero, ne passerei 6 ad affilare la mia scure.”
Abraham Lincoln
Questa frase, attribuita ad Abraham Lincoln, mi piace moltissimo perché indica chiaramente quanto sia importante prepararsi prima di fare. Le tecniche di gestione del tempo partono proprio da qui, dalla pianificazione.
Solo con una buona pianificazione del tempo e degli obiettivi, infatti, riusciremo poi a lavorare bene e più in fretta.
Infatti, non è decidendo giorno per giorno cosa fare che si possono ottenere buoni risultati a lungo termine. Questo vale per tutto: nel lavoro e nella vita.
Ecco le 4 cose più importanti che ho imparato sulla gestione del tempo e che voglio condividere con te.
Questa è la cosa più importante che ho imparato nella gestione del tempo. È necessario stabilire a priori del tempo da dedicare alla pianificazione delle proprie attività, sia personali che professionali.
A livello lavorativo, la tecnica più efficace consiste nel riservarsi un periodo di tempo per pianificare su base annuale, trimestrale e poi mensile e settimanale.
Io stessa, lavorando come libera professionista, ho dovuto imparare a gestire il tempo al meglio delle mie possibilità per riuscire a portare a termine tutti i miei compiti ma nello stesso tempo lasciando del tempo per me e per i miei cari.
Da quando mi prendo il tempo di pianificare, i risultati sono decisamente diversi e io non mi sento mai (o quasi) sopraffatta e con l’acqua alla gola.
Se finora non lo hai mai fatto, perciò, inizia adesso. Ritagliati del tempo per pianificare: anno, trimestre, mese, settimana, giorno.
Avrai sentito molte volte questa ‘regola’ e forse avrai pensato: ‘facile a dirsi ma non a farsi’. Anche per me certe volte è difficile dire di no. Ma ho scoperto alcune cose che mi aiutano in questo:
Dal punto di vista lavorativo, c’è un’altra cosa importante da sapere. Le persone che hanno più successo sono quelle che perseguono una sola cosa alla volta. Tutte le loro energie sono focalizzate verso un obiettivo e non ‘disperse’ in mille altri.
Uno studio condotto dalla Stanford University e un altro condotto dalla University of London hanno evidenziato che si tende a perdere la capacità di filtrare le informazioni importanti, diventando, paradossalmente, meno efficienti e più lenti.
Si verifica addirittura un calo del quoziente intellettivo, di ben 15 punti.
Quindi il multitasking tanto osannato ai giorni nostri dove il ritmo è frenetico non porta i risultati che si pensano.
Dal punto di vista personale, invece, una cosa che ho imparato e che mi aiuta molto è ‘prendere tempo’. La tentazione di farsi prendere dall’entusiasmo o dalla tendenza a voler aiutare sempre il prossimo è costantemente dietro l’angolo. Ma, siccome mi conosco, sono riuscita, anche grazie alla meditazione e alla mindfulness, a ‘frenare’ certi miei automatismi; quindi ti risponderò: ‘devo pensarci un attimo’, oppure: ‘devo controllare l’agenda…’ o altro. Ci rifletterò un po’ su e, infine, ti risponderò.
A livello lavorativo, ho imparato a elaborare un ‘piano strategico’ annuale, e poi l’ho scomposto in uno trimestrale, mensile, settimanale e, infine, giornaliero.
Questo mi permette di sapere sempre qual è il mio obiettivo di un determinato periodo e i passi da fare per raggiungerlo. Ma non solo. Una pianificazione ‘fatta bene’ mi permette poi di avere anche tempo libero in alcuni momenti dell’anno in cui staccare la spina per ricaricarmi.
Ma non è fondamentale definire soltanto i ‘macro-obiettivi’; infatti è importante delineare le singole giornate. È lì che si misura quanto siamo brav* a concretizzare.
Da tempo, ho affiancato alla To Do List, una Focus List.
Stabilisco una lista di cose da fare, To Do List, non troppo lunga altrimenti rischio di non tenervi fede, poi, scelgo 3 cose, Focus List: le più importanti del giorno. Mi dedico a quelle in ordine di importanza e poi, solo quando e se le ho terminate, preparo un’altra Focus List di altre 3 cose attingendo dalla To Do List e procedo con le successive.
A fine giornata, mi assicuro di sapere già da cosa partire l’indomani per non perdere tempo.
Per me è fondamentale ogni sera aggiornare la To Do List e scrivere la Focus List sull’agenda che sia digitale o cartacea, anche se preferisco il vecchio stile. Scrivere mi aiuta a ‘visualizzare’ come si svolgerà la mia giornata, a liberare la mia memoria e a far ‘lavorare’ il mio inconscio per svolgere le attività che sono chiamata a fare il giorno dopo. E, spesso e volentieri, la mattina dopo trovo soluzioni a problemi che non ho risolto in ore di pensieri e rimuginii.
Oltre ad ‘imparare a dire di no’, anche ‘fissare dei limiti’ è difficile ma fondamentale.
Le nostre energie sono limitate. Non si può andare avanti ‘ad oltranza’ con riunioni, impegni, senza fermarsi e senza ‘dosare’ il tempo. Altrimenti, poi, con quale energia riuscirò a fare il resto?
Per gestire bene il nostro tempo, dobbiamo imparare a fissare dei limiti. Innanzitutto, nei confronti di noi stesse e poi anche nei confronti degli altri.
Fissare dei limiti, ci consente di preservare le nostre energie e di sentire di avere il potere di scegliere.
Ecco le ‘regole sui limiti’ che mi aiutano:
Avrai già notato che ‘fissare dei limiti’ e saper dire no, sono tutte azioni che implicano la possibilità e la capacità di scegliere.
In effetti, di tutto quello che io ho letto sulla gestione del tempo e degli obiettivi, l’idea più importante, su cui vorrei che riflettessi anche tu, è che:
‘La gestione del tempo è essenzialmente la capacità di fare delle scelte e di porre dei limiti in accordo con i tuoi valori e le tue priorità, per affermare quello che sei.’
Ciò che conta è allineare le tue scelte ai tuoi valori e a te stess* è solo così che riuscirai a gestire bene il tuo tempo.
Se hai difficoltà nella gestione del tuo tempo o anche in uno solo dei passi di cui abbiamo parlato nell’articolo contattami.
Psicologa e psicoterapeuta, creatrice di BeneficaMente
